HANDSOME TOAD
Aanvragen automatiseren met Google Workspace
Plan vastlegging, eigenaarschap, opvolging en meting voordat je een workflow bouwt.
1. Beschrijf het verloop
Noteer kanalen, benodigde informatie, controle, toewijzing en gewenst resultaat. Begin met één kanaal en een concreet voorbeeld.
2. Kies een consistent record
Een register kan een referentie, ontvangstdatum, contactgegevens, vraag, eigenaar, status, volgende actie en datum bevatten. Dit is een ontwerpvoorbeeld, geen bestaand klantsysteem. Verzamel alleen benodigde informatie.
3. Bepaal goedkeuringen
Een interne melding is vaak eenvoudiger te automatiseren dan een prijsafspraak. AI-concepten en classificaties moeten gecontroleerd en gecorrigeerd kunnen worden.
4. Houd rekening met duplicaten en storingen
Bepaal hoe je herhaalde aanvragen herkent en stappen opnieuw uitvoert zonder dubbele berichten. Leg voldoende vast voor onderzoek zonder onnodige persoonsgegevens te kopiëren.
5. Test de belangrijke situaties
Controleer volledige en onvolledige aanvragen, juiste eigenaar, duplicaten, foutherstel en toegang. Een persoon moet kunnen zien wat misging en wat nodig is.
6. Meet het resultaat
Leg vooraf verwerkingstijd, aanvragen zonder eigenaar en achterstallige opvolging vast. Vergelijk dezelfde maten na de start en houd rekening met veranderde aantallen. Een workflow voor sollicitatiedocumenten ontwerpen beschrijft ons eigen productvoorbeeld.