HANDSOME TOAD
Planificar consultas automatizadas con Google Workspace
Define captura, responsables, seguimiento y medición antes de construir el proceso.
1. Describir el recorrido
Enumera canales de entrada, información necesaria, revisiones, asignaciones y resultado esperado. Empieza con un canal y un ejemplo concreto.
2. Acordar un registro uniforme
Un registro puede contener referencia, fecha, contacto, consulta, responsable, estado, próxima acción y fecha prevista. Es una propuesta de diseño, no un sistema de cliente ya implantado. Recoge solo los datos necesarios.
3. Definir las aprobaciones
Una notificación interna suele automatizarse más fácilmente que un compromiso de precio. Los borradores y clasificaciones de IA deben poder revisarse y corregirse.
4. Prever duplicados y fallos
Define cómo reconocer una consulta repetida y recuperar un paso fallido sin duplicar mensajes. Conserva información suficiente para diagnosticar errores sin copiar datos personales innecesarios en los registros.
5. Probar antes del lanzamiento
Comprueba datos completos e incompletos, responsables, duplicados, recuperación y accesos. Una persona debe poder identificar qué falló y qué hacer después.
6. Medir el resultado
Registra inicialmente tiempo de gestión, consultas sin responsable y seguimientos vencidos. Compara los mismos indicadores después, considerando cambios de volumen. Diseñar un proceso de preparación de candidaturas muestra un ejemplo de nuestro propio producto.