HANDSOME TOAD
Préparer l’automatisation des demandes avec Google Workspace
Définissez la collecte, le responsable, la prochaine action et les mesures avant de construire le processus.
1. Décrire le parcours d’une demande
Listez les canaux d’arrivée, informations requises, vérifications, attributions et résultats attendus. Commencez par un canal et un exemple concret.
2. Choisir un enregistrement cohérent
Un registre peut contenir une référence, une date, les coordonnées nécessaires, la demande, un responsable, un statut, une prochaine action et son échéance. Il s’agit d’un exemple de conception, pas d’un système client existant. Ne collectez que les données utiles.
3. Définir les validations
Une notification interne peut souvent être automatisée plus facilement qu’un engagement tarifaire. Les classifications et brouillons produits par IA doivent être vérifiables et corrigibles.
4. Prévoir doublons et échecs
Définissez comment reconnaître une demande répétée et reprendre une étape sans multiplier les messages. Les journaux doivent permettre le diagnostic sans accumuler des données personnelles inutiles.
5. Tester les cas importants
Vérifiez les demandes complètes, informations manquantes, attributions, doublons, erreurs et droits d’accès. Une personne doit pouvoir identifier le problème et poursuivre le traitement.
6. Mesurer le résultat
Établissez avant le lancement le temps de traitement, les demandes sans responsable et les relances en retard. Comparez les mêmes indicateurs après lancement en tenant compte des volumes. Concevoir un processus de préparation de candidatures présente un exemple tiré de notre propre produit.