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Anfragen mit Google Workspace automatisieren
Planen Sie Erfassung, Zuständigkeit, Nachverfolgung und Auswertung, bevor Sie einen Ablauf automatisieren.
1. Den Weg einer Anfrage beschreiben
Listen Sie Eingangskanäle, erforderliche Informationen, Prüfung, Zuordnung und gewünschtes Ergebnis auf. Beginnen Sie mit einem Kanal und einem konkreten Beispiel.
2. Einen einheitlichen Datensatz festlegen
Eine mögliche Übersicht enthält Referenz, Eingangsdatum, Kontaktdaten, Anliegen, verantwortliche Person, Status, nächste Aktion und Termin. Dies ist ein Planungsvorschlag, kein Bericht über ein vorhandenes Kundensystem. Erfassen Sie nur benötigte Daten.
3. Freigaben festlegen
Eine interne Meldung lässt sich eher automatisch auslösen als ein verbindliches Angebot. KI-Entwürfe oder Einordnungen sollten überprüfbar und korrigierbar sein.
4. Doppelte Eingänge und Ausfälle berücksichtigen
Legen Sie fest, wie wiederholte Anfragen erkannt werden und wie fehlgeschlagene Schritte erneut ausgeführt werden können, ohne doppelte Nachrichten zu erzeugen. Protokolle sollen für die Fehlersuche ausreichen, ohne unnötige persönliche Daten zu enthalten.
5. Den Ablauf testen
Prüfen Sie vollständige und unvollständige Anfragen, richtige Zuständigkeiten, wiederholte Eingaben, fehlgeschlagene Schritte und Zugriffsrechte. Eine Person muss erkennen können, welche Aktion als Nächstes nötig ist.
6. Ergebnisse messen
Erfassen Sie vor dem Start Bearbeitungszeit, unzugeordnete Anfragen und überfällige Rückmeldungen. Vergleichen Sie dieselben Größen nach dem Start und berücksichtigen Sie geänderte Mengen. Ein Ablauf zur Vorbereitung von Bewerbungsunterlagen zeigt ein Beispiel aus unserem eigenen Produkt.